Khmer (Cambodia)
Thai (ภาษาไทย)
Lao (ພາສາລາວ)
French (Fr)
Korean(Republic of Korea))
Japanese(JP)
Chinese(中国)
English (United Kingdom)
Vietnamese-VN
Trang chủ Tin tức mới - blog 10 lời khuyên biên tập
10 lời khuyên biên tập
06

Bí quyết để viết email, Thư, Báo cáo, và đề xuất hiệu quả


 
Câu hỏi: Bí quyết để viết email, thư từ, báo cáo, đề xuất hiệu quả là gì?
Câu trả lời: Các bạn phải làm theo bốn tiêu chí:
Rõ ràng, súc tích, cẩn thận, và chính xác.
Cho dù bạn đang viết một email hai dòng hay một báo cáo mười trang, hãy đoán trước nhu cầu của độc giả của bạn và ghi nhớ bốn tiêu chí trên.
 
Câu hỏi: Có thực sự đơn giản như thế không?
Trả lời: Không hẳn thế. Giống như cuộc sống, văn bản đôi khi có thể lộn xộn, gây bực bội, khó khăn.
 
Nhưng bạn có thể khiến cho mọi việc dễ dàng hơn bằng cách biên tập theo những nguyên tắc này. Dưới đây là mười lời khuyên biên tập nhanh chóng.
  1. Chấp thuận "thái độ’’
    Điều này có nghĩa là xem xét chủ đề dưới quan điểm của độc giả, nhấn mạnh những gì họ muốn hoặc cần biết.
    Bản thảo: Tôi đã yêu cầu gửi đơn hàng đi ngày hôm nay.
    Chỉnh sửa: Bạn sẽ nhận được đơn hàng vào thứ Hai.

  1. Tập trung vào chủ đề thực sự.
    Không giấu từ khóa bằng cách cho vào cụm từ theo sau một chủ đề không thuyết phục.
    Bản thảo: Việc thực hiện chiến dịch tiếp thị mới sẽ bắt đầu vào ngày 01 tháng 1.
    Chỉnh sửa: Chiến dịch tiếp thị mới sẽ bắt đầu vào ngày 1 tháng 1.

  1. Viết chủ động chứ không thụ động.
    Bất cứ chỗ nào phù hợp, đặt chủ ngữ lên trước và để chủ ngữ hành động. Thể chủ động thường có hiệu quả tốt hơn so với thể bị động bởi vì nó trực tiếp hơn, ngắn gọn hơn, dễ hiểu hơn. (Nhưng không phải luôn luôn như vậy.)
    Bản thảo: Đề xuất của bạn đã được xem xét tại cuộc họp vào 01 tháng 1, và sẽ được gửi ngay cho các nhà đầu tư.
    Chỉnh sửa: Chúng tôi đã xem xét đề xuất của bạn vào ngày 1 tháng 1 gửi ngay cho các nhà đầu tư.

  2. Cắt bớt từ và cụm từ không cần thiết.
    Các cụm từ dài dòng có thể làm rối trí người đọc, vì vậy cần bỏ bớt chúng đi.
    Bản thảo: Tôi viết thư này vì muốn cảm ơn ông/bà rất nhiều về việc tổ chức sự kiện hôm thứ bảy vừa qua.
    Chỉnh sửa: Cảm ơn ông/bà rất nhiều vì đã tổ chức sự kiện vào thứ bảy vừa qua.

  1. Nhưng không được bỏ qua các từ khóa.
    Để được rõ ràng cũng như ngắn gọn, đôi khi chúng ta cần thêm một hoặc hai từ.
    Bản thảo: Kho lưu trữ là bước đầu tiên.
    Chỉnh sửa: Mở kho lưu trữ là bước đầu tiên.

  1. Và đừng quên cách cư xử.
    Đây là chỗ cần được quan tâm đến. Nếu bạn nói "xin vui lòng" "cảm ơn" khi nói chuyện với các đồng nghiệp, hãy đưa những từ đó vào email.
    Bản thảo: Gửi cho tôi báo cáo hàng ngày trước khi bạn về nhà.
    Chỉnh sửa: Vui lòng gửi cho tôi báo cáo hàng ngày trước khi bạn về nhà.

  1. Tránh từ ngữ lỗi thời.
    Nếu bạn muốn bản in không nhàm chán, hãy tránh s dụng các từ và cụm từ mà không bao giờ dùng khi nói chuyện - "kèm theo", "đây là để thông báo cho bạn," "theo yêu cầu của bạn."
    Bản thảo: Tài liệu đính kèm ở đây để tham khảo là bản sao văn bản nói trên.
    Chỉnh sửa: Tôi có gửi kèm bản sao văn bản này.

  1. Suy nghĩ kỹ về các từ thông dụng.
    Các từ ngữ hợp thời thường có xu hướng mất đi nhanh chóng. Bằng chứng là hãy xem 200 từ và cụm từ khiến bạn bực mình.
    Bản thảo: Vào cuối ngày điểm cốt yếu là chúng ta cần tạo cơ hội cho người lao động đưa ra ý kiến thực hành tốt nhất.
    Chỉnh sửa: Hãy khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến​​.

  2. Không xếp chồng nhiều tbổ nghĩa.
    Xếp chồng nghĩa là đặt quá nhiều từ bổ nghĩa trước danh từ - tương tự như ách tắc giao thông. Chuỗi danh từ dài có thể giảm được một hoặc hai từ, nhưng chúng cũng có thể làm độc giả lúng túng.

  3. Cuối cùng hiệu đính.
    Bản thảo: Khi bạn đang vội, rất dễ bỏ sót từ (When you're in a hurry, it's very easy to leave words)
    Chỉnh sửa: (When you're in a hurry, it's very easy to leave out words)

 
Charlie
Editor
 

Hồ Chí Minh

icon-phone
(02) 862 949 962
mobi
090 901 4460
icon-mail

Hà Nội

icon-phone
(02) 436 527 206
mobi
091 695 3121
icon-mail

Global

mobi
+84 (0)90 901 4166 (V)
mobi
+84 (0)90 997 7766 (E)
icon-mail

Tin tức mới - blog